Consejos para organizar la información en su computador

Por Lemuel Asibal


La organización de las cosas en la oficina siempre es un trabajo tedioso. A menudo pensamos que organizar los papeles y archivos que no utilizamos, los libros, periódicos o la publicidad que ya hemos leído, es la última tarea que tenemos que hacer. Y no tiramos nada a la basura creyendo que en algún momento necesitaremos esa información para algo. No vemos la necesidad de dar prioridad a la tarea de organizar nuestros documentos, hasta cuando todo está demasiado sucio, desorganizado, o cuando cada vez se nos dificulta más, encontrar algo.

Con los documentos físicos, esta tarea es tan sencilla como comprar una biblioteca o esos organizadores de archivos que venden en los centros comerciales. Pero,… ¿qué pasa con la organización de los documentos de su computador? ¿Se siente igual ver todas esas carpetas y documentos regados en su fondo de pantalla? Tal vez, la mayoría respondería: "Sí."


Desorden de Escritorio

La mayoría de nosotros somos culpables de guardar archivos en cualquier lugar de nuestros equipos. Archivos de diferentes tipos se encuentran dispersos en el escritorio. Esto suele suceder a las personas que están siempre ocupadas, y piensan que la organización de sus archivos toma mucho tiempo y es algo sin mayor importancia.

Sólo ven la necesidad de organizar sus archivos cuando buscan un determinado archivo importante que hace rato no usan, y pueden durar horas hasta que lo encuentran (si es que lo encuentran).

La búsqueda de un archivo no debería tomar mucho tiempo si sólo hay unos cuantos archivados en su computador. Pero cuando hay miles de archivos de Word o Excel guardados en cualquier lugar de su disco duro, la búsqueda puede consumir mucho tiempo. Y esto se puede evitar si los archivos se organizan bien.

A la derecha, encontrará algunos consejos para organizar mejor los archivos de su computador:


Guarde los archivos en "Mis documentos"

Este es un lugar donde puede recordar con facilidad que allí están sus documentos más importantes o de uso frecuente, y donde se pueden recuperar más fácilmente. Es aconsejable no usar el escritorio del equipo y se recomienda guardar allí lo menos posible.

Cree carpetas para diferentes tipos de archivos, de acuerdo a su uso

A parte de “Mis Documentos” puede crear de 3 a 5 carpetas más en el escritorio, lo que debe ser suficiente para guardar documentos personales, fotos o archivos que no sean tan importantes, que no sean de su trabajo diario, o que sean de un tipo especial. Esto para insistir en que no debe haber archivos individuales en su escritorio, y que las carpetas del escritorio tengan asignado un contenido o uso específico.

Dentro de las carpetas del escritorio, cree sub-carpetas

Para categorías, temas o tipos de archivos más específicos, se recomienda crear sub-carpetas. Ahorra tiempo a la hora de buscar documentos que usa con frecuencia y le permite mantener su archivo mucho más organizado. Asegúrese de que los nombres de las carpetas sean descriptivos de los archivos están en ellos, pero cuide que la descripción no sea tan larga.

Cree Sub-Carpetas dentro de las Sub-Carpetas.

Si usted cree que todavía tiene muchos documentos para archivar en “Mis Documentos” y que unas cuantas sub-carpetas no bastan para clasificar adecuadamente sus archivos, cree sub-carpetas dentro de las sub-carpetas a medida que lo vaya necesitando. Por ejemplo, si una sub-carpeta dentro de “Mis Documentos” llamada facturas, contiene demasiados documentos, es factible que cree una subcarpeta por cada año, y si aún así no es suficiente, puede crear una para cada mes del año.

Crear un árbol de carpetas y subcarpetas clasificadas por temas o por tipo de documentos puede ser una labor tediosa y demorada, pero, una vez tenga esta estructura y se acostumbre a usarla, verá cómo su trabajo mejora en calidad y eficiencia.

El objetivo de todo esto es saber rápidamente dónde ubicar sus archivos y no perder tiempo cuando trate de recuperarlos, así haya pasado mucho tiempo sin consultarlos. Además, el tener su información organizada le ayuda a que no se distraiga con todos los archivos individuales dispersos en el escritorio de su equipo.